Ngày 14/12 năm 2021 | | Tag:

Dưới đây là những công việc cần làm khi chuẩn bị đi thuê văn phòng bạn nên biết nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, lần đầu phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của Kingoffice. Cùng tìm hiểu để không bỏ sót bất cứ đầu mục nào & giúp quá...

Bài viết cùng chủ đề

Dưới đây là những công việc cần làm khi chuẩn bị đi thuê văn phòng bạn nên biết nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, lần đầu phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của Kingoffice. Cùng tìm hiểu để không bỏ sót bất cứ đầu mục nào & giúp quá trình thuê văn phòng, chuyển văn phòng mới được nhanh chóng hơn!

Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng

1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng

Dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty, hãy xác lập các yêu cầu về văn phòng mới của doanh nghiệp. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:

  • Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
  • Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
  • Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
  • Các yêu cầu khác: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà,…

2. Lập danh sách chi tiết các công việc:

Để thực hiện tốt trong giai đoạn kế tiếp, bạn cần chuẩn bị các danh sách công việc phải thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:

  • Thiết kế và trang trí nội thất;
  • Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
  • Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
  • Di chuyển điện thoại internet;
  • Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, và công sức để chọn lựa được văn phòng ưng ý nhất.

5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn (short list) các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Giai đoạn thực hiện thuê văn phòng

6. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp.

7. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.

8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng

9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

10. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.

11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.

12. Giám sát thi công nội thất

13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website,…

14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng,…

15. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển.

16. Di chuyển điện thoại, internet.

17. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).

18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên.

19. Di chuyển sang văn phòng mới (Tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói).

20. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Bài viết liên quan
    Ưu nhược điểm văn phòng cho thuê truyền thống và văn phòng chia sẻ

    Việc lựa chọn Văn phòng cho thuê truyền thống hay Văn phòng chia sẻ là một vấn đề nhức nhối của các doanh nghiệp hiện nay bởi mỗi hình thức đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Do đó, hôm nay bài viết này sẽ giúp các bạn có bức tranh tổng quan hơn về đặc điểm của Văn phòng cho thuê truyền thống và Văn phòng chia sẻ. (more…)

    Văn phòng cho thuê kinh doanh giá rẻ quận 1

    Quận 1 - khu vực ngay trung tâm thành phố luôn khẳng định được vị trí đắc địa của mình với nhiều lợi ích tối ưu khi các doanh nghiệp từ nhiều lĩnh vực khác nhau đặt văn phòng tại đây. Thị trường cho thuê văn phòng quận 1 càng trở nên sôi nổi hơn bao giờ hết khi các thương hiệu lớn trên thế giới bắt đầu đặt chân vào Việt Nam. Bất động sản tại quận 1 luôn khan hiếm, do đó...

    4 giai đoạn của chu kỳ bất động sản

    Là một nhà đầu tư bất động sản (BĐS), bạn cần phải nắm bắt được chu kỳ bất động sản cho thuê, cả trên quy mô kinh tế vĩ mô và kinh tế vi mô. Đồng thời, bạn cũng phải biết bản thân đang ở đâu trong chu kỳ nói trên. Vậy, chu kỳ BĐS bị ảnh hưởng bởi những yếu tố nào? Chu kỳ BĐS diễn ra trong bao lâu? Bài viết sau đây sẽ làm rõ cho bạn. (more…)

    Một số yếu tố cân nhắc khi lựa chọn địa điểm kinh doanh

    Chọn địa điểm kinh doanh chính là chọn nơi để chúng ta mở cửa hàng, công ty và là nơi diễn ra các hoạt động trao đổi mua bán. Việc chọn lựa điểm điểm kinh doanh rất quan trọng, nó có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Địa điểm kinh doanh có mặt tiền đẹp, vị trí thuận lợi giúp thu hút khách hàng đến mua, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận. Nói tóm lại,...

    Thuật ngữ trong ngành bất động sản văn phòng cho thuê

    Ngay cả các công ty cỡ vừa cũng có bộ phận bất động sản văn phòng cho thuê của công ty đảm nhiệm việc đàm phán thuê, chọn địa điểm và quản lý tài sản. Ngày nay, nhiều công ty chọn cách quản lý gọn gàng hơn và thay vào đó, đặt trách nhiệm quản lý bất động sản thương mại của họ cho bất kỳ ai hoặc thậm chí, trong một số trường hợp, bộ phận nhân sự. Nếu bạn là người quản...

    Kiểm toán hợp đồng cho thuê thương mại là gì?

    Việc kiểm tra hợp đồng cho thuê văn phòng thương mại có thể là một công cụ mạnh mẽ để giảm tổng chi phí sử dụng của công ty bạn. Tuy nhiên, việc kiểm tra tốn nhiều thời gian và có khả năng tốn kém và quá nhiều trong số đó có thể làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với chủ nhà. Do đó, tốt nhất bạn nên thực hiện kiểm toán khi nó có khả năng mang lại lợi ích thực sự cho bạn. ...

    Những lưu ý trong thiết kế văn phòng theo phong thủy

    Bố trí bàn làm việc theo phong thủy là vô cùng quan trọng để mang lại những may mắn và sự thuận lợi nhất trong công việc. Vậy nên bố trí như thế nào để có phong thủy bàn làm việc tốt nhất? Dưới đây Kingoffice xin chia sẻ cách sắp xếp bàn làm việc để chuẩn phong thủy nhé! (more…)

    Các điều khoản thường có trong hợp đồng thuê văn phòng

    Nếu bạn không quen với thế giới bất động sản thương mại, hợp đồng cho thuê văn phòng có vẻ rất phức tạp. Các hợp đồng cho thuê có thể kéo dài nhiều trang pháp lý phức tạp, tiêu tốn của công ty bạn hàng triệu đô la và khóa bạn trong một khoảng trống trong nhiều năm hoặc thậm chí một thập kỷ. Tuy nhiên, bên dưới tất cả các thuật ngữ và sự phức tạp là một giao dịch kinh doanh...

    Những rủi ro cần tránh khi kí hợp đồng thuê văn phòng

    Hợp đồng đặt cọc cho thuê văn phòng là bước đầu tiên của quá trình giao dịch và cũng là bước rất quan trọng đảm bảo quyền lợi cho cả người thuê và người cho thuê. Tuy vậy, dù là loại hợp đồng nào cũng sẽ luôn có những vấn đề mà bạn cần hết sức lưu ý nếu không muốn gánh chịu những rủi ro không đáng có. (more…)

    Ưu nhược điểm của các loại văn phòng cho thuê hiện nay

    Văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói là hai kiểu mô hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay -  đứng đầu trong top những lựa chọn mà doanh nghiệp cân nhắc khi có nhu cầu tìm thuê văn phòng làm việc. Nếu bạn đang băn khoăn không rõ nên chọn loại văn phòng  nào phù hợp cho doanh nghiệp của mình thì hãy cùng KingOffice tìm hiểu ưu-nhược điểm giữa văn phòng truyền thống và văn phòng...